Exactian — Gestión de Contratistas y Compliance Documental
Controlá el cumplimiento documental de tus proveedores y personal tercerizado sin fricciones
Implementamos Exactian, la plataforma SaaS especializada en gestión de contratistas, en empresas medianas y grandes que necesitan centralizar el control documental, mejorar el cumplimiento normativo y reducir riesgos operativos asociados a terceros.
Plataforma SaaS especializada
6
Módulos de gestión
5
Niveles de aprobación
Multi
Sedes y jurisdicciones
5+
Tipos de tablero
Multi
Fuentes integradas
BI
Dashboards a medida
El problema
¿Tu empresa gestiona contratistas con planillas, mails y procesos manuales?
Cuando el control documental de proveedores y personal tercerizado depende de procesos dispersos, los riesgos de compliance se acumulan. Documentación vencida, auditorías fallidas y accesos sin control son consecuencias directas de no tener un sistema centralizado. Exactian resuelve eso.
Documentación vencida sin visibilidad
Sin un sistema centralizado, los documentos de contratistas vencen sin que nadie lo detecte a tiempo. La renovación ocurre de forma reactiva, cuando el problema ya es un riesgo.
Procesos gestionados por mail y planillas
El seguimiento documental depende de intercambios de mail y hojas de cálculo que crecen sin control. Cada auditor trabaja con su propia versión de la información.
Auditorías complejas y lentas
Cuando llega una auditoría, el equipo necesita días para consolidar la documentación de decenas o cientos de contratistas desde distintas fuentes dispersas.
Accesos sin control suficiente
Sin un sistema que vincule el estado documental con el acceso a instalaciones, personas con documentación vencida o incompleta pueden ingresar sin que nadie lo note.
Falta de trazabilidad en aprobaciones
¿Quién aprobó este documento? ¿Cuándo? ¿Qué cambió? Sin registro centralizado, esas preguntas no tienen respuesta rápida en una auditoría.
Estructuras de tercerización sin visibilidad
Contratistas con subcontratistas propios que tampoco tienen su documentación al día. La cadena de responsabilidad se extiende sin que la empresa pueda verla.
Implementadores
Exactian: la plataforma, implementada por expertos
Somos implementadores de Exactian, la plataforma SaaS con trayectoria en gestión de contratistas para empresas corporativas. Nuestro trabajo es configurar la plataforma según tu operación, integrarla con tus sistemas existentes y capacitar a tu equipo para que el control sea real desde el inicio del proyecto.
E
Exactian
Plataforma SaaS · Implementado por Penta & Uno
Estado documental — Vista auditores
Exactian
Póliza de responsabilidad civil
Aprobado
Certificado ART vigente
Aprobado
Habilitación municipal
Por vencer
Nómina de empleados Q2
Pendiente
Certificado de capacitación HSE
Aprobado
Auditoría: Nivel 3 de 5
4/5 documentos aprobados
Configuramos la plataforma
Parámetros documentales, niveles de aprobación, alertas y reglas de semaforización según tu operación real.
Capacitamos tu equipo
Auditores, administradores y equipos involucrados aprenden en el contexto de sus flujos de trabajo reales.
Integramos con tus sistemas
Evaluamos la conexión con tu ERP, Power BI y sistemas de control de accesos según el alcance técnico definido.
Capacidades centrales
Las tres capacidades centrales de Exactian
Una plataforma que cubre el ciclo completo del control documental: desde la gestión de cada contratista hasta la integración con los sistemas de tu empresa.
Gestioná
Administrá requerimientos y documentos de forma inteligente, segmentando por niveles de riesgo, zonas geográficas y funciones específicas de tu industria. Cada contratista, empleado y vehículo queda organizado dentro de la plataforma.
Contratistas
312
+8 este mes
Riesgo alto
14
En revisión
Al día
91%
Cumplimiento
Conectá
Unificá las áreas de tu empresa bajo procesos de cumplimiento claros y trazables. Compliance, compras, operaciones y seguridad trabajan con mayor visibilidad sobre la misma información.
Áreas conectadas
5
Compliance, compras, ops
Flujos activos
28
Aprobaciones
Trazabilidad
100%
Registro completo
Integrá
Exactian puede integrarse con tu ERP, sistemas de BI y control de accesos según el alcance técnico definido, para reducir duplicaciones y mejorar la circulación de información entre plataformas.
ERP Softland
API
Integración evaluada
Power BI
BI
Tableros de compliance
Control accesos
QR
Según alcance técnico
Módulos disponibles
Módulos que implementamos
Desde la gestión documental hasta el control de campo y la integración con tu ecosistema de sistemas.
Gestión de recursos
Contratistas & RRHHOptimizá la administración de contratistas, empleados y vehículos desde un solo lugar. Controlá inactividades, bajas y cadenas de subcontratación, y asigná recursos según jurisdicción, área y tipo de servicio.
Auditorías documentales
Hasta 5 nivelesCentralizá la auditoría documental con configuraciones de hasta 5 niveles de aprobación. Gestioná contratos, órdenes de compra y de trabajo con semaforización para priorizar documentos críticos.
Control de accesos
QR & accesosRegistrá y autorizá el ingreso de contratistas y visitas a tus instalaciones. Asigná sitios, controlá excepciones y emití credenciales con código QR. La integración con sistemas de control de accesos existentes se evalúa según el alcance técnico.
Control de campo
Móvil & terrenoRealizá auditorías de campo y controles a contratistas en vía pública y obras con seguimiento y trazabilidad desde dispositivos móviles, según la configuración definida.
Integración vía APIs
ERP & plataformasSimplificá la integración con tu ERP y otras plataformas. Gestioná altas y consultas de contratistas, contratos, empleados, vehículos y documentación a través de APIs disponibles según el alcance técnico definido.
Personalización
A medidaAdaptá la solución configurando usuarios, alertas, notificaciones y campos obligatorios según las políticas internas de tu empresa. La plataforma se ajusta a tu operación, no al revés.
Flujo de trabajo
Cómo funciona el proceso
Un flujo simple, trazable y auditado en cada etapa.
El contratista gestiona su información
Administra sus empleados, vehículos y contratos propios dentro de la plataforma.
Los auditores validan la nómina
Aprueban o rechazan altas, bajas y cambios en los empleados y vehículos declarados por el contratista.
Carga de documentación
El contratista sube la documentación requerida para la empresa, empleados, vehículos y contratos activos.
Revisión y aprobación
Los auditores de cada área verifican y aprueban o rechazan las presentaciones según los criterios configurados.
Semaforización y reportes
Los resultados se reflejan en un sistema de semáforos con notificaciones configuradas y acceso a reportes para la gestión integral del riesgo.
Beneficios
Lo que lográs con Exactian bien implementado
No es solo digitalizar el proceso manual. Es construir un sistema de control documental que funciona de forma trazable y auditada.
Mayor control del cumplimiento normativo
Alertas configuradas ante documentación vencida o incompleta para que tu equipo pueda anticipar desvíos antes de una auditoría.
Trazabilidad documental completa
Cada documento, aprobación y rechazo queda registrado con fecha, usuario y estado. El historial queda disponible para consultas y auditorías internas.
Reducción de tareas manuales
Los flujos de aprobación y las notificaciones permiten reducir el seguimiento manual de documentos para que tu equipo se enfoque en gestionar excepciones.
Gestión del riesgo por segmento
Segmentá proveedores y contratistas por nivel de riesgo, zona geográfica o tipo de servicio para priorizar los controles donde más importan.
Relaciones más transparentes con terceros
Los contratistas operan con mayor visibilidad sobre sus requisitos pendientes, reduciendo fricciones y mejorando el cumplimiento documental.
Seguridad de la información
Exactian cuenta con capacidades de seguridad, registros de acceso y control de actividad de usuarios para proteger la información documental de tu empresa.
Por qué elegirnos
Por qué implementar Exactian con Penta & Uno
Configurar una plataforma de gestión de contratistas requiere entender los procesos de compliance, las estructuras de aprobación y los requisitos legales de cada industria. Eso es lo que traemos a cada proyecto.
01
Experiencia en sectores de alta exigencia normativa
Trabajamos con empresas de construcción, energía, minería y servicios donde el control de contratistas es crítico para la operación y la auditoría.
02
Integración con tu ecosistema
Evaluamos la conexión de Exactian con Softland Logic ERP, Dynamics 365, Power BI y sistemas de control de accesos que ya estén operativos en tu empresa.
03
Metodología de implementación probada
Relevamiento de procesos, configuración por etapas, capacitación por rol y soporte post-implementación para impulsar la adopción real del sistema.
04
Soporte continuo
El acompañamiento no termina con el go-live. Evolucionamos la configuración a medida que cambian tus requisitos normativos o tu estructura de contratistas.
Lo que dicen nuestros clientes
Lo que dicen nuestros clientes
Construcción
“Con Exactian logramos centralizar la gestión de más de 500 contratistas y redujimos significativamente los riesgos de compliance en auditorías. Lo que antes llevaba semanas de revisión manual hoy se gestiona desde una plataforma centralizada.”
Sectores
Industrias donde implementamos gestión de contratistas
Cada sector tiene sus propios requisitos normativos y sus propias estructuras de tercerización. Nuestros consultores conocen esa complejidad antes de configurar la plataforma.
Construcción e
infraestructura
Energía y utilities
Minería y recursos
naturales
Manufactura y planta
industrial
Logística y transporte
Servicios B2B y
consultoría
Proceso de implementación
Cómo es el proceso de implementación
Una metodología estructurada para impulsar adopción real y cumplimiento desde las primeras etapas del proyecto.
01
Relevamiento normativo y operativo
Analizamos tus requisitos de compliance, estructura de contratistas y flujos de aprobación actuales.
02
Configuración de la plataforma
Parametrizamos documentos, niveles de auditoría, alertas, roles de usuario y reglas de semaforización.
03
Integración con sistemas existentes
Evaluamos y configuramos la conexión de Exactian con tu ERP, control de accesos y demás plataformas según el alcance técnico definido.
04
Capacitación por rol
Entrenamos a auditores, administradores y equipos involucrados para facilitar la adopción efectiva.
05
Go-live y soporte
Acompañamos el arranque y las primeras etapas de operación con soporte y ajustes según el uso real de la plataforma.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre gestión de contratistas
¿Cuánto tiempo lleva implementar Exactian?
Depende de la cantidad de contratistas, documentos requeridos y niveles de auditoría. En general, una implementación base puede estar operativa entre 4 y 8 semanas. Proyectos con integraciones complejas pueden extenderse un poco más.
¿Exactian se integra con nuestro ERP?
Sí. Exactian tiene APIs que permiten integración con los principales sistemas ERP del mercado, incluyendo Softland Logic. La integración permite sincronizar proveedores, contratos y datos maestros sin duplicación manual.
¿Los contratistas necesitan capacitación especial para usar la plataforma?
No. La interfaz está diseñada para ser intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo, sin necesidad de conocimientos técnicos. Los propios contratistas cargan su documentación de forma autogestionada.
¿Qué pasa si un contratista tiene documentación vencida?
La plataforma genera alertas automáticas para el contratista y para el equipo auditor antes de que venza. Si vence sin renovación, el semáforo cambia y el acceso puede bloquearse según las reglas que hayas configurado.
¿Se puede segmentar el control por tipo de riesgo?
Sí. Exactian permite segmentar requerimientos y niveles de auditoría según el perfil de riesgo del contratista, la zona geográfica donde opera o el tipo de servicio que presta. Cada segmento puede tener documentos y aprobaciones diferentes.
¿Exactian funciona para empresas que operan en múltiples ubicaciones o países?
Sí. La plataforma está diseñada para operar a escala, con soporte para múltiples sedes, jurisdicciones y requisitos normativos locales. Es especialmente útil para empresas con operaciones distribuidas.
¿Qué diferencia a Penta & Uno de otras consultoras que implementan Exactian?
Conocemos los procesos de compliance de los sectores donde operamos. No solo configuramos la herramienta, diseñamos la estructura documental, los flujos de aprobación y las reglas de negocio para que el sistema funcione en el día a día real de tu empresa.
¿Qué nivel de seguridad tiene la plataforma?
Exactian está certificado bajo la norma ISO 27001, con política de seguridad formal, auditorías semestrales, monitoreo continuo de servicios y log completo de accesos y actividades de usuarios.
¿Pueden gestionar también el control de acceso físico a las instalaciones?
Sí. El módulo de control de accesos permite registrar y autorizar ingresos, emitir credenciales con QR y controlar excepciones. Se integra con sistemas de control de accesos físico que ya tengas instalados.
¿Cómo arrancamos?
Completá el formulario o escribinos. Agendamos una sesión de diagnóstico sin costo para entender la cantidad de contratistas que gestionás, los requisitos normativos de tu industria y proponerte la configuración más adecuada.
¿Listo para ordenar el control de
tus contratistas con
procesos
trazables?
Agendá una demo técnica sin compromiso. Te mostramos cómo puede funcionar Exactian aplicado a la gestión documental, auditoría y control de terceros en tu industria. Nos pondremos en contacto para coordinar la demo y entender tus necesidades de gestión de contratistas.
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Integración con ERP y BI evaluada
Capacitación por rol incluida
Soporte continuo post go-live
