Softland ERP — Hotelería
Ocupación en tiempo real, costos por habitación, facturación a empresas y agencias, gestión de proveedores de alimentos y bebidas, mantenimiento de instalaciones, liquidación de personal por turnos y control de múltiples centros de revenue al mismo tiempo. Cuando todo eso se maneja con sistemas desconectados y procesos manuales, el impacto no es solo administrativo. Se siente en el margen, en la experiencia del huésped y en la capacidad de tomar decisiones a tiempo.
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Multi
Outlet y propiedad
PMS
Integración evaluada
Sectorial
Expertise hotelero
La industria hotelera combina la operación de un negocio de servicios con la complejidad de gestionar múltiples centros de costo bajo el mismo techo, con personal rotativo, proveedores críticos y una demanda que cambia hora a hora. Estos son los dolores más frecuentes.
El costo real por habitación incluye limpieza, amenities, mantenimiento, energía y personal proporcional. Sin imputación sistematizada, ese número es una estimación que puede estar muy lejos de la realidad operativa.
A&B tiene mermas, variación de precios de insumos, personal de turnos y una relación entre costo teórico y consumo real que es difícil de monitorear sin un sistema integrado. El resultado habitual: márgenes menores a los proyectados.
Las empresas y agencias tienen condiciones comerciales específicas: tarifas diferenciadas, comisiones, plazos de pago y formatos de factura particulares. Sin un sistema que los gestione, cada factura es un proceso manual con alto riesgo de error.
Cuando el mantenimiento se hace solo cuando algo falla, el impacto llega directo al huésped. Una habitación fuera de servicio, una instalación en mal estado o un equipo de climatización con fallas no planificadas tienen consecuencias en la satisfacción y en el revenue.
Recepcionistas, mucamas, cocineros y personal de eventos trabajan en esquemas de turnos, guardias y reemplazos con adicionales del convenio hotelero. Liquidar correctamente sin un módulo de RRHH integrado es una tarea de días con alto margen de error.
Salones, catering, equipamiento audiovisual, habitaciones de cortesía y servicios adicionales de un evento se presupuestan en una planilla y se ejecutan sin control de costo en tiempo real. El resultado es que muchos eventos terminan siendo deficitarios sin que nadie lo vea venir.
Frutas, verduras, carnes y lácteos se compran bajo demanda y muchas veces con urgencia. Sin órdenes de compra sistematizadas y proveedores calificados, los precios son inconsistentes, los ingresos no se validan y el stock no coincide con lo consumido.
Cuando cada outlet opera con su propio registro, la dirección del hotel no tiene una visión consolidada de costos, márgenes y rentabilidad hasta que alguien la arma manualmente, días después de que ocurrieron los hechos.
Implementamos Softland ERP con configuración específica para los flujos operativos, de costos y de facturación de la industria hotelera. No es un ERP genérico aplicado a un hotel. Es una implementación diseñada para la realidad de un negocio que vende experiencias y necesita controlar cada costo que las hace posibles.
Imputación de limpieza, amenities, energía, mantenimiento y personal a cada tipo de habitación para conocer el costo real por noche disponible y tomar decisiones de tarifa con información precisa.
Cada receta configurable con ingredientes y cantidades. El costo teórico por plato se compara contra el consumo real para identificar mermas, desvíos y oportunidades de mejora de margen en cada outlet de A&B.
Cada empresa y agencia con sus tarifas, comisiones y condiciones de pago configuradas. La facturación se genera con los datos correctos según el cliente, reduciendo la carga manual y los errores de facturación.
Planificación de mantenimiento preventivo por instalación y equipo con historial de intervenciones y alertas de vencimiento. Permite reducir el mantenimiento reactivo y proteger la experiencia del huésped.
Módulo de RRHH con esquemas de turnos, guardias, adicionales del convenio hotelero y liquidaciones automatizadas. Reduce el tiempo de cierre de liquidación y los errores que generan conflictos laborales.
Cada evento con su presupuesto, lista de servicios, asignación de recursos y seguimiento de costos en tiempo real. Permite saber si un evento es rentable durante la ejecución, no después.
Proceso de compras con proveedores calificados, órdenes de compra sistematizadas y recepción que valida lo recibido contra lo solicitado. Los precios se registran y el stock se actualiza automáticamente.
Cierre de caja individual por outlet con conciliación contra ventas registradas. La tesorería del hotel consolida todos los movimientos en una visión única para la dirección financiera.
Cada outlet, el área de habitaciones, eventos y servicios adicionales como centros de revenue independientes con su propia estructura de costos e ingresos. La dirección ve la rentabilidad real de cada parte del negocio.
En hotelería, la falta de visibilidad operativa tiene consecuencias directas en el margen, en la experiencia del huésped y en la capacidad de gestionar el negocio con información real.
Cuando el costo real por habitación no es un dato conocido con precisión, las tarifas se fijan sobre estimaciones. El resultado puede ser tarifas que no cubren el costo operativo real, especialmente en temporadas de menor ocupación o cuando los costos de insumos suben.
Sin comparación entre costo teórico de recetas y consumo real, el restaurante puede parecer rentable en los ingresos y ser deficitario en el margen. Las mermas, el desperdicio y las variaciones de precios de insumos no detectadas erosionan el resultado sin que nadie lo vea en tiempo real.
El mantenimiento reactivo pone la decisión de reparar en manos del fallo, no de la planificación. Una habitación fuera de servicio, una instalación en mal estado o una falla técnica no anticipada llega directamente a la experiencia del huésped y a la reputación online del hotel.
Los errores en liquidaciones con adicionales del convenio hotelero generan reclamos individuales y exposición colectiva. Corregir liquidaciones atrasadas consume tiempo de RRHH y puede resultar en multas, intereses y acuerdos que afectan el resultado del período.
Sin control de costos en tiempo real por evento, los desvíos sobre el presupuesto se detectan cuando el evento ya terminó. Los errores de facturación de servicios adicionales o las condiciones especiales no registradas correctamente generan pérdidas que se podrían haber evitado.
Implementar un ERP en hotelería requiere entender los flujos de ocupación, los costos de A&B, la facturación a empresas y agencias y la complejidad de gestionar múltiples outlets bajo el mismo techo. Nuestro equipo tiene experiencia sectorial y sabe cómo configurar la plataforma para esa realidad.
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Evaluamos la integración entre Softland Logic y tu PMS durante el diagnóstico para definir el alcance técnico más adecuado. El objetivo es que la información de reservas, facturación y consumos fluya hacia la contabilidad y el control de costos reduciendo la carga manual.
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Centros de costo por outlet, costeo de recetas para A&B, gestión de eventos con presupuesto propio, convenio hotelero para RRHH y control de mantenimiento preventivo configurados para los flujos reales de un hotel.
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Dashboards de ocupación, revenue por habitación, rentabilidad por outlet, ejecución presupuestaria y estado de eventos disponibles para la dirección. La información que necesita la toma de decisiones, sin depender de cierres manuales.
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El sistema soporta múltiples propiedades bajo una misma plataforma con contabilidad independiente por propiedad y consolidación a nivel de grupo. Cada gerente de hotel ve su operación y la dirección corporativa ve el grupo completo.
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Un hotel necesita cuidar su continuidad operativa durante cualquier cambio de sistema. Por eso planificamos la implementación de forma gradual, con módulos que se incorporan por etapas y una adopción pensada para reducir interrupciones en la operación diaria.
Antes el costo real de A&B era un misterio hasta que cerraba el mes. Con el ERP implementado vemos el desvío entre el costo teórico y el consumo real semana a semana y podemos actuar antes de que el margen se pierda.
La gestión de eventos era nuestra mayor debilidad administrativa. No sabíamos si cada evento era rentable hasta que terminaba. Ahora tenemos el presupuesto y el costo en tiempo real y podemos ajustar durante la ejecución.
¿Tenés otra pregunta? Contactanos y te respondemos en menos de 24 horas hábiles.
Sí. Desarrollamos la integración entre Softland Logic y tu PMS para que la información de reservas, facturación y consumos fluya automáticamente hacia la contabilidad y el control de costos sin carga manual duplicada.
Softland Logic gestiona múltiples monedas con tipos de cambio configurables. La facturación en moneda extranjera se registra en su moneda original y se convierte para la contabilidad local según el criterio que definas.
Sí. Cada receta del menú se configura en el sistema con sus ingredientes y cantidades. El costo teórico de cada plato se calcula automáticamente y se compara contra el consumo real para identificar mermas y desvíos.
Sí. El sistema soporta múltiples empresas o propiedades bajo una misma plataforma con contabilidad independiente por propiedad y consolidación a nivel de cadena. Cada gerente ve su hotel y la dirección corporativa ve el grupo completo.
Las comisiones de cada agencia se configuran en el sistema. Cuando se factura una reserva originada por una agencia, la comisión correspondiente se calcula y registra automáticamente para su liquidación posterior.
La gestión de puntos y beneficios de programas de fidelidad se evalúa en el diagnóstico según el programa que tenga el hotel. Dependiendo de la plataforma de fidelidad existente, definimos la integración más adecuada.
Depende de la cantidad de outlets, la complejidad de la integración con el PMS y los módulos que se implementan. En general, una implementación inicial puede llevarse a cabo entre 12 y 18 semanas. El cronograma exacto se define en el diagnóstico.
Completá el formulario o escribinos. Agendamos una sesión de diagnóstico sin costo para entender la estructura operativa y de costos de tu hotel y proponerte la configuración más adecuada.
La excelencia en la experiencia del huésped necesita una gestión de costos igual de precisa detrás. Implementar un ERP integrado permite que el equipo operativo se enfoque en el servicio mientras la administración, los costos y la información de gestión se ordenan en un mismo sistema.
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